Les notaires jouent un rôle important dans les grandes étapes de la vie, comme l’achat d’une maison, la protection financière de votre famille et l’officialisation des documents. Ils assistent à la signature des testaments, des actes de propriété et des procurations. Ils prêtent serment et font des déclarations officielles. Ils fournissent des copies certifiées conformes de documents inestimables, notamment des diplômes, des passeports et des certificats de naissance.
Les notaires s’efforcent de prévenir la fraude et d’assurer la sécurité de leurs voisins et de leurs communautés. Mais le métier de notaire comporte des risques, qui peuvent donner lieu à des poursuites si l’on coupe les coins ronds ou si l’on néglige certains détails.
Du renvoi tardif de documents à l’utilisation du cachet d’une autre personne, ce sont là sept raisons courantes pour lesquelles les notaires sont poursuivis en justice – plus des exemples de situations au sein de la profession dont les notaires doivent être conscients. Lisez ce qui suit pour en savoir plus sur les responsabilités et leur déroulement, et pour savoir comment éviter les problèmes potentiels.
Erreur n°1 : Noter pour quelqu’un qui n’est pas présent à ce moment-là
Comment l’éviter : Respectez toujours dans les moindres détails les exigences de votre État en matière de comparution personnelle. La notarisation de documents lorsque quelqu’un n’est pas présent “juste cette fois” ou “en tant que faveur” est la principale raison pour laquelle les notaires sont poursuivis. Informez tous vos clients : Chaque signataire doit être présent en personne, point final.
Erreur n°2 : Noter des documents incomplets
Comment l’éviter : “Oh, nous remplirons ces choses plus tard”, ont-ils dit. “Vous n’avez pas besoin de vous en inquiéter.” Que ce soit un nom, un taux d’intérêt ou un autre terme qui manque, cela n’a pas d’importance. Ne notifiez jamais un document qui n’est pas complet à 100%. Il est impossible de savoir si les documents seront remplis honnêtement si vous notifiez les formulaires avant qu’ils ne soient remplis.
Erreur n° 3 : Offrir des conseils – sollicités ou non
Comment l’éviter : Restez dans votre champ d’action. Les notaires sont souvent bien plus expérimentés en matière de droit et de transactions immobilières que les personnes qui signent des documents officiels. Un acheteur d’une première maison peut se poser des questions sur la clôture de son dossier. Quelqu’un qui doit soudainement faire authentifier son testament peut être curieux de connaître la langue ou les conditions de vente. Une personne poursuivie en justice peut être confuse quant à la procédure. Rappelez aux signataires que la loi vous interdit de donner des conseils – juridiques ou autres. Les notaires doivent rester impartiaux.
Erreur n° 4 : Notarisation des documents lorsque votre commission est expirée
Comment l’éviter : Aux yeux de la loi, peu importe que votre commission ait dépassé d’un jour ou d’un an la date d’expiration. Si votre commission n’est pas valide et à jour, vous ne pouvez pas légalement fournir vos services de notaire. Pour vous protéger et protéger les autres de toute responsabilité, renouvelez votre commission – et attendez d’avoir une confirmation, même si elle est retardée – avant d’effectuer tout travail.
Erreur n° 5 : Utiliser le sceau ou la raison sociale d’une autre personne – ou laisser quelqu’un vous emprunter le vôtre
Comment l’éviter : En tant que notaire, votre sceau est sacré. C’est votre affaire et votre réputation. Ne le laissez jamais, au grand jamais, dans un endroit où quelqu’un d’autre pourrait l'”emprunter”, ou vous pourriez, sans le savoir, être partie prenante d’une fraude. Il en va de même pour l’utilisation du sceau ou de la raison sociale de quelqu’un d’autre. Pour éviter tout acte illégal ou frauduleux, restez dans votre propre voie, utilisez votre propre sceau et ne le perdez jamais de vue.
Erreur n° 6 : Renvoi de documents après un délai
Comment l’éviter : “Il n’est tard que d’un jour !” Prenez soigneusement note de toutes les dates et délais attachés aux documents. Si les documents sont renvoyés en retard, un propriétaire ou un prêteur pourrait vous poursuivre s’il perd un taux fixe, par exemple. Ou, en matière juridique, un délai non respecté pourrait signifier que des preuves qui pourraient changer la vie sont exclues.
Erreur n° 7 : Oublier de prêter serment ou de suivre les instructions
Comment l’éviter : La prestation d’un serment ou d’une affirmation solennelle est l’un des rôles les plus importants que joue un notaire. Oui, cela semble assez solennel, mais le fait de ne pas le faire pourrait entraîner des fautes professionnelles. Il en va de même pour les instructions relatives à la rédaction des documents. Traverser chaque t et pointer chaque i, pour ainsi dire, peut sembler monotone, mais cela protège toutes les parties concernées.