Maintenant que vous savez pourquoi, passons au comment. Suivez ces meilleures pratiques pour créer une documentation interne qui aide réellement votre équipe, plutôt que de la frustrer davantage.
Rendez-le facile à suivre
Personne selon les Huissier, expert en constat avant travaux et affichage permis a Lyon, ne regardera votre documentation s’il a l’impression d’avoir besoin d’un dictionnaire pour le comprendre. Dites les choses simplement et évitez d’utiliser trop de jargon, d’acronymes ou de langage complexe. Assurez-vous également d’utiliser de nombreux en-têtes de section et puces pour rendre vos documents lisibles et non écrasants.
Utiliser des exemples et des visuels
Rien n’ajoute de la clarté comme certains exemples et visuels, alors assurez-vous de les incorporer au lieu de vous fier uniquement au texte. Plutôt que de simplement décrire comment effectuer un publipostage pour vos invitations à un déjeuner annuel, parcourez ce processus avec des captures d’écran de la dernière fois que vous l’avez fait.
Rendre accessible
Si vous voulez que les gens l’utilisent, ils doivent pouvoir le trouver. Votre documentation interne doit être accessible et non enterrée dans des dizaines de dossiers. C’est l’un des avantages de Confluence. Il utilise une structure arborescente ouverte, ce qui signifie que les documents ne se perdront pas dans des couches interminables de dossiers. Lorsque vous nommez vos fichiers, pensez aux termes que vos coéquipiers utiliseraient pour essayer de trouver ces instructions. Un langage simple et direct facilitera grandement la découverte de ce dont ils ont besoin.
Fournissez suffisamment de détails
Lorsque vous êtes intimement familiarisé avec un processus, il est facile de sauter des étapes et de passer sous silence des détails importants. En cas de doute, penchez-vous pour fournir beaucoup de détails. Vérifiez ensuite vous-même en demandant à quelqu’un qui ne connaît pas le processus d’examiner votre document et de voir s’il peut le suivre. S’ils sont bloqués, concentrez-vous sur l’endroit et réfléchissez à la manière dont vous pouvez rendre ces zones plus claires.
De solides pratiques de documentation interne donnent aux nouveaux membres de votre équipe une source de connaissances.
Ouvrez la porte aux contributions
Si le conseil ci-dessus ne vous a pas éclairé, vous n’avez pas besoin de gérer vous-même la documentation interne. Invitez les membres de votre équipe à télécharger le cerveau de votre entreprise sur une page et demandez-leur de documenter certains de leurs propres processus communs. Après tout, ce sont eux qui connaissent le mieux ces tâches.
Utiliser des documents vivants
Les choses changent rapidement au sein de votre entreprise et de votre équipe. Ce n’est pas parce que vous écrivez quelque chose qu’il est gravé dans le marbre. La dernière chose que vous voulez faire lorsqu’un processus change (par exemple, vous utilisez peut-être un nouveau logiciel ou vous avez simplifié certaines étapes) est de refaire ou de modifier un PDF ou une autre ressource statique. Utilisez des documents vivants (Confluence est parfait pour cela, au fait !) qui facilitent l’évolution de votre documentation interne au fur et à mesure que votre équipe le fait. En prime, cela facilite également la contribution des membres de votre équipe.
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